EDI ( Electronic Data Interchange )

1. EDI ( Electronic Data Interchange ) คืออะไร ?
EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง มีสององค์ประกอบที่สำคัญในระบบ EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทน เอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลด้วยสองปัจจัยนี้ ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
2. ประโยชน์ของ EDI คืออะไร ?
ประโยชน์หลัก ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
  เพิ่มความถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
  ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
  สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด
  ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์ ค่าพัสดุไปรษณีย์ และพนักงาน
  เพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
  เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า
3. เหตุใดจึงต้องใช้รูปแบบมาตรฐานสากล สำหรับเอกสาร EDI ?
มาตรฐานเอกสาร EDI เปรียบเสมือนภาษากลางในการสื่อสารระหว่างคู่ค้า มาตรฐานเอกสาร EDI ที่ใช้อยู่ปัจจุบันในภูมิภาคต่างๆ ทั่วโลกมีอยู่หลายมาตรฐาน อาทิเช่น ANSI X12 ซึ่งใช้แพร่หลายในประเทศอเมริกาและประเทศออสเตรเลีย, ODDETTE, TRADACOMS ซึ่งใช้กันอยู่ในประเทศต่างๆ ในทวีปยุโรป สำหรับประเทศในทวีปเอเชียรวมถึงประเทศไทย ส่วนใหญ่จะใช้มาตรฐานของ UN/EDIFACT ซึ่งย่อมาจาก United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transportation เป็นมาตรฐานที่กำหนดโดย United Nation ขณะนี้ หลายๆ ประเทศกำลังพยายามปรับมาตรฐานของตนให้เข้ากับมาตรฐานนี้เนื่องจากมีการค้าระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับ
4. เอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้ EDI มาทดแทนได้ ?
เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด เช่น
  เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา (Quotation) ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น

  เอกสารทางด้านการเงินได้แก่ ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance Advice) เป็นต้น

  เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ (Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น

  เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น
5. ธุรกิจประเภทใดที่สามารถนำ EDI มาใช้ได้ ?
ทุกธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมากและเป็นประจำโดยมีขั้นตอนซ้ำๆ แต่ต้องการความถูกต้องรวดเร็วและแม่นยำของข้อมูลเช่นธุรกิจค้าส่งและค้าปลีกที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำ ธุรกิจขนส่งซึ่งต้องใช้ข้อมูลประกอบในการจัดการขนส่งสินค้า ธุรกิจเกี่ยวกับการผลิตสินค้าที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบและธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ เป็นต้น
6. ผลกระทบของการใช้ EDI กับระบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน ?
หลายท่านอาจกังวลว่า การนำเอา EDI มาใช้จะเข้ามาทดแทนการทำงานของพนักงาน ส่งผลให้พนักงานว่างงาน อันที่จริงแล้ว EDI สามารถช่วยลดงานเอกสารที่มีปริมาณมาก และต้องทำซ้ำๆ ทำให้เราสามารถนำพนักงานที่มีอยู่ไปพัฒนาให้ทำงานประเภทอื่นๆที่มีคุณค่าเพิ่มให้กับบริษัทได้ถือเป็นการเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่พนักงานและบริษัท
7. EDI ทำงานอย่างไร ?
ขั้นตอนการทำงานของระบบ EDI มีดังนี้
1. ผู้ส่งทำการเตรียมข้อมูล และแปลงให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน UN/EDIFACT โดยใช้ Translation Software
2. ผู้ส่งทำการส่งข้อมูลไปยังศูนย์บริการของผู้ให้บริการ EDI ผ่านเครือข่ายสาธารณะโดยใช้ Modem
3. ผู้ให้บริการ EDI จะจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ในตู้ไปรษณีย์ (Mailbox) ของผู้รับเมื่อข้อมูลไปถึงศูนย์บริการ
4. ผู้รับติดต่อมายังศูนย์บริการผ่าน Modem เพื่อรับข้อมูล EDI ที่อยู่ในตู้ไปรษณีย์ของตน
5. ผู้รับแปลงข้อมูลกลับโดยใช้ Translation Software ให้อยู่ในรูปแบบที่ระบบงานของตนสามารถรับไปประมวลผลได้
8. Translation Software คืออะไร ?
Translation Software คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น มาตรฐาน UN/EDIFACT, ANSI X12 ท่านสามารถซื้อโปรแกรมดังกล่าวได้จากผู้ให้บริการ EDI หรือบริษัทคอมพิวเตอร์ที่จำหน่ายซอฟต์แวร์เหล่านี้
9. หน้าที่ของผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกกันว่า VAN คืออะไร ?
ผู้ให้บริการ EDI ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางไปรษณีย์ ในการรับ-ส่งข้อมูลระหว่างคู่ค้า ให้สามารถรับส่งข้อมูลได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยปกติผู้ให้บริการ EDI สามารถให้บริการในการรับ-ส่งข้อมูลทั้ง EDI, File Transfer (non-EDI) และ E-mail ความรับผิดชอบหลักของผู้ให้บริการ EDI นอกจากการรับ-ส่งข้อมูลได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์แล้วยังต้องสามารถรักษาความปลอดภัย ของตู้ไปรษณีย์( Mailbox) ของลูกค้าแต่ละราย มิให้ผู้อื่นเข้าไปดูข้อมูลได้อีกด้วย
10. ขอบเขตการให้บริการ EDI กว้างขวางเพียงใด ?
ท่านสามารถรับ-ส่งเอกสาร EDI ได้ทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เราแบ่งผู้ให้บริการ EDI หรือที่เรียกว่า VAN (Value Added Network) เป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ

  ผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศ (Domestic VAN) เช่น การสื่อสารแห่งประเทศไทย, บริษัทชินวัตร, บริษัทไทยเทรดเน็ท, และบริษัทเอ็กซิมเน็ท บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ในประเทศและจะให้บริการเครือข่ายภายในประเทศเป็นหลัก

  ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ (International VAN) เช่น IBM , BT , AT&T บริษัทเหล่านี้มีศูนย์บริการ (Host) อยู่ต่างประเทศ และให้บริการเครือข่ายระหว่างประเทศเป็นหลัก

ท่านสามารถเลือกใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ตามความเหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่มีเอกสารรับส่งระหว่างประเทศเป็นหลักควรเลือกใช้ผู้ให้บริการ EDI ระหว่างประเทศ ส่วนบริษัทที่มีเอกสารรับส่งภายในประเทศเป็นหลัก ควรใช้บริการของผู้ให้บริการ EDI ภายในประเทศเพราะค่าใช้จ่ายจะต่ำกว่า
11. เหตุใดจึงต้องใช้บริการของ VAN (Value Added Network) ?
หลาย ๆ บริษัทอาจคิดว่าควรติดต่อกับคู่ค้าด้วยตนเองมากกว่าการใช้บริการของ VAN เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็นหากแต่ปัญหาที่ต้องประสบรวมถึงปริมาณงานที่เกิดเพิ่มขึ้นมีดังต่อไปนี้

  การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่างระบบ ระหว่างท่านและคู่ค้าซึ่งจะมีความยุ่งยากเพิ่มขึ้น หากท่านมีคู่ค้าเป็นจำนวนมาก ต้องบริหารเครือข่ายการสื่อสารด้วยตนเอง โดยท่านต้องรับภาระในการดูแลทั้งอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ Modems การส่งและรับข้อมูล สายโทรศัพท์ และอื่นๆ

  ขาดผู้ชำนาญงานในการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจถึง EDI

  ต้องลงทุนสูงทางด้านอุปกรณ์เครือข่าย และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
12. ข้อแตกต่างระหว่าง EC (Electronic Commerce)กับ EDI (Electronic Data Interchange) ?
Electronic Commerce หรือ อิเล็กทรอนิกส์วาณิชย์ หมายรวมถึงการค้าขายโดยใช้อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลาง เช่น การแลกเปลี่ยนเอกสารโดยใช้ EDI การจ่ายเงินโดยใช้บัตรเครดิตผ่านสายโทรศัพท์ การโฆษณาและสั่งซื้อสินค้าผ่าน Internet เป็นต้น ดังนั้นเราอาจกล่าวได้ว่า EDI เป็นเพียงส่วนหนึ่งของ EC
13. EDI กับ E-mail แตกต่างกันอย่างไร ?
E-mail เป็นการส่งข้อความซึ่งไม่มีรูปแบบบังคับเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ไม่มีมาตรฐานกำหนดตายตัว ต่างจาก EDI ซึ่งข้อมูลต้องมีรูปแบบที่แน่นอนภายใต้รูปแบบมาตรฐานสากลเนื่องจากEDIเป็นการสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถ นำข้อมูลเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของบริษัทคู่ค้าได้ทันที โดยไม่ต้องมีคนบันทึกข้อมูลซ้ำ
14. ประโยชน์และข้อแตกต่างระหว่างการใช้ EDI กับ Fax ในการรับ-ส่งเอกสาร ?
สำหรับผู้รับเอกสารท่านสามารถนำข้อมูล EDI ที่ได้รับมาจากบริษัทคู่ค้าขึ้นสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ของท่านได้ทันที โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลซ้ำ ซึ่งเป็นการลดระยะเวลาและข้อผิดพลาด แตกต่างจากการรับเอกสารทาง Fax ซึ่งส่วนใหญ่จะประสบกับปัญหากระดาษหมด ข้อความไม่ชัดเจน อ่านไม่ได้ อีกทั้งยังไม่มีการรายงานสถานภาพความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารที่ได้รับสำหรับผู้ส่งเอกสาร ท่านสามารถนำข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ของท่าน ผลิตเอกสาร EDI และส่งไปยังคู่ค้าโดยไม่ต้องมีการใส่ข้อมูลหรือพิมพ์ออกมาในแต่ละครั้งของการส่งหากท่านส่งเอกสารผ่านเครื่อง Fax โดยทั่วไปเอกสารต้องถูกจัดพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งไปยังคู่ค้าเป็นการเพิ่มทั้งปริมาณงานและปริมาณเอกสารกระดาษที่ใช้
15. อุปกรณ์ที่ต้องจัดเตรียมในการนำ EDI มาใช้ในบริษัท ?
ระบบ EDI ที่ใช้กันอยู่ทั่วโลกมีอยู่มากมายหลายระบบในที่นี้จะขอกล่าวถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นอย่างน้อยในระบบ EDI ที่ใช้ Personal Computer เป็นตัวกลางในการรับ-ส่งข้อมูล
  เครื่อง PC รุ่น 486 ขึ้นไป ที่มีหน่วยความจำอย่างน้อย 4 MB
  Translation Software
  Modem
16. ค่าใช้จ่ายในการนำระบบ EDI มาใช้มีส่วนใดบ้าง ?
ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ EDI ไม่รวมถึงค่าอุปกรณ์ (Hardware) โดยทั่วไปจะประกอบด้วย
  ค่า Set up Mailbox
  ค่า Translation Software
  ค่าบำรุงรักษา Mailbox รายเดือน
  ค่าใช้บริการ (Transaction) โดยปกติคิดจากปริมาณข้อมูลที่รับส่ง (เป็นจำนวน บาท ต่อ 1024 ตัวอักษร)
17. Interconnection หมายถึงอะไร และมีประโยชน์อย่างไร ?
Interconnection หมายถึงการเชื่อมต่อระบบกันระหว่างผู้ให้บริการ EDI เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าให้สามารถติดต่อ รับ-ส่งข้อมูล EDI กับคู่ค้าได้ทั้งหมด โดยเป็นสมาชิกของผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งเท่านั้น ซึ่งนอกจากจะเป็นการอำนวยความ สะดวกแล้วยังประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วยการ Interconnect อาจทำได้ระหว่างผู้ให้บริการภายในประเทศ หรือกับผู้ให้บริการ EDI ในต่างประเทศ
18. Internet มีประโยชน์กับ EDI หรือไม่ ?
การแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์มีแนวโน้มที่จะขยายขอบเขตการใช้งานไปยังองค์กรต่างๆ ในภาครัฐและเอกชนอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้นทั้งในแง่ของจำนวนผู้ใช้ปริมาณการใช้และลักษณะการใช้งานเครือข่าย Internet เป็นเครือข่ายที่สามารถติดต่อสื่อสารได้ทั่วโลกโดยไร้ขอบเขตหากการพัฒนาเทคโนโลยีสามารถแก้ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของการส่งผ่านข้อมูลบนเครือข่าย Internetได้แล้วนั้นจะทำให้การส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะกับการใช้เป็นช่องทางการส่งข้อมูล EDI ในอนาคต
19. มีกฎหมายรองรับ EDI ในประเทศไทยหรือไม่ ?
การใช้ EDI ในประเทศต่าง ๆ ส่วนใหญ่จะไม่มีกฎหมายบังคับหรือรองรับโดยตรง ทางออกที่หลายๆ ประเทศเริ่มนำมาใช้คือ การทำสัญญาระหว่างคู่ค้าที่รับ-ส่ง EDI กัน โดยระบุความรับผิดชอบหากความผิดพลาดเกิดมาจากการปฎิบัติของคู่ค้าสำหรับประเทศไทยก็เช่นเดียวกันกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยตรงยังไม่มีการประกาศใช้ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จของการพัฒนาระบบ EDI ในประเทศ สำนักงานเลขานุการ คณะกรรมการเทคโนโลยี สารสนเทศแห่งชาติ ได้เล็งเห็นปัญหานี้จึงมีการศึกษาหาแนวทางในการพัฒนากฎหมายดังกล่าว โดยเฉพาะในเรื่องการให้การ รับรองและอ้างอิงเอกสารตัวจริงภาระความรับผิดชอบในความผิดพลาดของข้อมูลที่เกิดขึ้น และมีแผนที่จะดำเนินการปรับปรุง แก้ไขกฎหมายที่มีอยู่เดิมให้สอดคล้องกับการพัฒนาระบบ อย่างไรก็ดี จะเห็นว่าปัญหาของกฎหมาย รับรอง EDI ไม่ใช่ปัญหาหลัก ในการนำเอา EDI มาใช้ในธุรกิจในภูมิภาคต่าง ๆ เช่น อเมริกาและยุโรป เนื่องจาก EDI ได้มีบทบาทมาเป็นระยะเวลามากกว่า 30 ปี และธุรกิจต่าง ๆมีความเข้าใจและเล็งเห็นถึงคุณประโยชน์ของ EDI เป็นอย่างดี
20. ปัญหาและอุปสรรคของการใช้ EDI ในปัจจุบัน ?
การนำ EDI มาใช้ในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันแม้ว่าจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรต่างๆ แต่ก็ยังคงมีปัญหาและอุปสรรคที่ทำให้การใช้ EDI ในประเทศไทยไม่แพร่หลายเท่าที่ควร ดังนี้
  ผู้บริหารระดับสูงไม่ให้ความสนใจและไม่มี Commitment ที่ชัดเจน
  องค์กรส่วนใหญ่ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่อง EDI จำเป็นต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนระบบงานและขั้นตอนการบริหารงานภายใน
  ขาดผู้ชำนาญงานทางด้าน IT ที่จะนำ EDI ไปใช้ให้สอดคล้องกับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่
  กฎหมาย และระเบียบของหน่วยงานราชการ ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้ EDI
21. Bar Code และ EDI เกี่ยวข้องกันอย่างไร ?
Bar Code มีประโยชน์หลักๆ ในการทำให้การรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรเป็นไปได้อย่างสะดวก รวดเร็วและถูกต้องส่วน EDI มีประโยชน์ในแง่ ที่ทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลของคอมพิวเตอร์ระหว่างองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็ว และถูกต้อง การใช้ Bar Code จะมีประโยชน์แบบครบวงจร ถ้าข้อมูลที่รวบรวมได้จาก Bar Code สามารถแลกเปลี่ยนกับ บริษัทคู่ค้าอย่างมีประสิทธิภาพด้วย EDI ในขณะเดียวกัน การใช้ EDI จะมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อคอมพิวเตอร์ของแต่ละบริษัทสามารถอ้างถึงสินค้า สถานที่ ฯลฯ โดยใช้รหัส เดียวกันตามมาตรฐานสากลของ Bar Code เช่น EAN Product Code หรือ EAN Location Number ดังนั้นหากสามารถนำ BarCode และ EDI มาใช้ร่วมกันได้ จะทำให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพสูงขึ้น