อิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ
การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป
งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็คโทนิค
การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ ยังรวมถึงระบบ
เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ
อีกมากมาย
ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ
การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ
เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน, เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์, มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ
วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง
หลายปีที่ผ่านมา
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ถูกมองว่า
มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ
สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ
และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS
และ ISS
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ในปัจจุบัน
ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ
แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน
ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด, เครื่องยนต์ กลไล และ ระบบไปรษณีย์
เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น
ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ
บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง
ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่
|
ระบบ E-OFFICE เป็นโปรแกรม สำหรับบริหารงานในองค์กร,บริษัท online
ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต หรือ ใช้เป็น Network Intranet ภายในองค์กร ที่รวมระบบ
CRM
และ
ระบบงานบริหารภายในองค์กร ไว้ด้วยกัน ทำให้ได้ ระบบการจัดการงานในสำนักงาน ที่
มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ผู้บริหาร
เห็นข้อมูลทุกส่วน เรียกดูเอกสารได้ทุกประเภทออนไลน์
realtime
มีระบบเก็บข้อมูลลูกค้าลงฐานข้อมูล integrateระบบงานทุกแผนก บนฐานข้อมูลเดียวกัน
ระบบงานเอกสารขาย-ซื้อ มีระบบอนุมัติเอกสารก่อนนำไปใช้งาน ,สั่งงานพนักงานผ่านระบบปฏิทินงาน
หรือ
ระบบ Task ที่กำหนดผู้รับผิดชอบ และติดตามงาน รายงานผลการปฏิบัติ ได้ ชัดเจน และ
ยั
งมีระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
E-Document ส่งเอกสาร หนังสือเวียน เซ็นรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
รวดเร็ว ประหยัดกระดาษ (paperless)
ลดค่าใช้จ่ายในองค์กร พร้อมทั้งระบบ เมล์ โพลล์ และ
กำหนดสิทธิการใช้งานของ user ได้อย่างอิสระ
ประโยชน์จากการใช้ e-Offfice
ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับจากการดำเนินการ e-Office คือ การเพิ่มคุณค่า
หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว
และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ
e-Office และการหันมาใช้งานระบบนี้ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลัก ๆ
เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร ทุกวันนี้มีเครือข่ายที่เป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์
เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย
เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าขององค์กรมากมาย การเพิ่มงาน
e-Office จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก
การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว
แม้การส่งข้ามองค์กรก็จะไปได้ทันที ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น
การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน
การจัดการเอกสารจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น
สิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ
ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก
สามารถสรุปได้ดังนี้
1.สั่งการ
และติดตามเรื่องได้ง่าย เป็นระบบ และรวดเร็ว
2.มีการประสานงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งเดียว
ระบบงานองค์กรช่วยให้องค์กรมีระบบการทำงานที่สามารถประสานงานระหว่างกันได้เสมือนว่าเป็นระบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
และการรวบรวมความเห็นจากคนหมู่มากทำได้เร็ว
3.จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัย และสืบค้นได้ง่าย
ซึ่งมีมาตรฐานเดียวกันสามารถนำไปใช้กับระบบสารสนเทศในทุกส่วนขององค์กรได้เหมือนกัน
4.การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
และกระบวนการทำงานขององค์กรสามารถกระตุ้นการทำงานภายองค์กรให้มีมากขึ้น
ทั้งนี้ผู้บริหารยังสามารถ ค้นเอกสารได้เอง โดยสะดวก
รวดเร็ว
5.ไม่จำกัดเวลาทำงาน
และสถานที่
6.ลดขั้นตอนของการทำงาน
7.โปร่งใส
การนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการบริหารการจัดการทำให้มนุษย์ทำงานได้เที่ยงตรง
รวดเร็ว ไม่เหน็ดเหนื่อย ช่วยผ่อนแรงมนุษย์ ในด้านต่าง ๆเช่น ด้านการคำนวณ พิมพ์งาน
บันทึกข้อมูล ประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานในแวดวงใด หากนำคอมพิวเตอร์เข้าช่วยงาน
จะช่วยแบ่งเบาภาระงานได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยพัฒนคุณภาพชีวิต เช่น ช่วยในการเรียนรู้ ให้ความบันเทิง
ให้ความรู้ และยังช่วยในการพัฒนางานด้านต่าง
ๆให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้นอีกด้วยอันจะส่งผลให้ความเป็นอยู่ของมนุษย์ดีขึ้น
|
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น